Arkivserier

De kommunale arkivene delt inn i arkivserier. En arkivserie er en del av et arkiv som er ordnet etter ett og samme prinsipp, for eksempel emneordnet etter arkivnøkkel, kronologisk etter dato, alfabetisk eller stigende etter gårds- og bruksnummer. En arkivserie kan også ha et særskilt innhold, eller et spesielt format, som gjør det nødvendig å skille den fra annet arkivmateriale. Eksempler på vanlige arkivserier er møtebøker, kopibøker, postjournaler, saksarkiv og ulike typer spesialarkiv.

Serieordningen følger denne normalen: Møtebøker og vedtaksbøker, kopibøker, (utskrift av) postjournal, saksarkiv, fagsystem/spesialarkiv, personalarkiv, eiendomsarkiv og regnskap.

De fleste kommunale arkivserier produseres i, eller har sterke knytninger til ett eller flere elektroniske systemer. For eksempel vil både kopibøker, postjournaler og mange møtebøker være produsert i organets sak-/arkivsystem. I dette systemet kalles en arkivserie for arkivdel.

I tillegg benytter kommunene vanligvis en rekke fagsystemer (elektronisk støttesystem som er spesialisert for saksbehandlingen innenfor et bestemt fagområde). Også fagsystemene inneholder ofte arkivverdig dokumentasjon og/eller nødvendige knytninger til papirbasert arkiv. For arkiver og dokumenter produsert i fagsystemer, skal det jevnlig tas ut utskrifter på papir for arkivering.

Laster...