| Skanning Dokumentsenter for Birkenes og Lillesand kommuner benytter bunkeskanning (PixEdit), som sikrer OCR-gjenkjenning av PDF-filene. Dette gjør det mulig å søke på ord og begreper i PDF-filene, når disse er skannet. Søk om det finnes sak fra før. Hvis ikke må det opprettes ny sak. Før på saksnummer og saksansvarlig på datostempelet før skanning.
- Sakstittel skal være overordnet og dekkende for alle sakens dokumenter (endres ved behov senere)
PixEdit oppretter deretter journalpost automatisk med hoveddokument og vedlegg (ved bruk av strekkode-skilleark), som plasseres i en postfordelingsak i WebSak Basis. Dokumentsenteret fordeler journalpostene fra postfordelingssaken til korrekt arkivsak. Journalposten får status M - midlertidig. Sjekkliste ved journalføring av inngående papirdokumenter:
- Dokumentene skannes og fordeles
- Journalposttittel skal være dekkende for det aktuelle hoveddokumentet og vedlegg
- Brevdato
- Avsenders fulle navn og adresse. Dette søkes opp i Folkeregisteret/Enhetsregisteret (Br.reg).
- Vurder om innholdet er taushetspliktig eller skal unntas offentlighet av andre hensyn. Velg korrekt tilgangskode, avskjermingkode (1,2 eller 3), paragraf.
- Skriv bokmål og ordinære setninger med stor forbokstav. Unngå forkortelser der det lar seg gjøre unngå å bruk punktum.
- Når dokumentsenteret setter status J (journalført) fordeles journalposten automatisk elektronisk til saksbehandler (ev. til leder)
- Journalposten skal være klar for publisering på postlista fra dokumentsenteret dersom ikke saksbehandler kommer med innspill
- Det inngående dokumentet publiseres på nett 2 dager etter journaldato
Originaldokumentene på papir oppbevares 6 måneder i bortsettingsarkivet før de makuleres. Originale avtaledokumenter arkiveres i egne arkivbokser.
|
