| Arkivrutine
|
Journalføring av inngående elektroniske dokumenter
|
| Formål
|
Sikre at saksbehandler mottar all post elektronisk via WebSak og at dokumentene blir bevart for ettertiden. Samt sikre publisering i offentlig journal (kommunens postliste på nett)
|
| Ansvarlig
|
Dokumentsenteret Saksbehandler importerer selv e-post dersom saksbehandler som står som hovedmottaker.
|
| Tiltak
|
Dokumentsenteret importerer dokumenter fra:
- Postmottakets e-post
- Skjemamottak (Acos Mottak)
- Altinn
- Kurven "Dok.Type I til jføring" - journalstatus S og M
- S: Registrert i første hånd eller ajourført av saksbehandler eller leder, M: Midlertidig journalført av arkivet
Sjekkliste for journalføring av inngående elektroniske dokumenter:
- Søk om det finnes sak fra før. Hvis ikke må det opprettes ny sak.
- Sakstittel skal være overordnet og dekkende for alle sakens dokumenter (endres ved behov senere)
- Importer til WebSak i aktuell sak
- Kontroller brevdato
- Endre avsender/mottaker til enten virksomhet (husk å søke om virksomheten er lagret som kontakt i WebSak) eller fullstendig navn. E-post-adressen limes inn i feltet for e-post-adresse
- Kontroller at journalposttittel er dekkende og fjern VS: om det har stått i emnet på e-posten som er importert. Kontroller også titler på vedlegg.
- Vurder om innholdet er taushetspliktig eller skal unntas offentlighet av andre hensyn. Velg korrekt tilgangskode, avskjermingkode (1,2 eller 3), paragraf og tilgangsgruppe.
- Skriv bokmål og ordinære setninger med stor forbokstav. Unngå forkortelser der det lar seg gjøre.
- Kontroller at dokument og eventuelle vedlegg er lesbare
- Når dokumentsenteret setter status J (journalført) fordeles journalposten automatisk elektronisk til saksbehandler (ev. til leder)
|
| Hyppighet
|
Fast daglig rutine
|
| Informasjon
|
Saksbehandler vil motta journalførte dokumenter i venstremenyen under kurven "Må behandles"
|
| Kommentarer
|
Ansatte ved dokumentsenteret kontakter saksbehandler ved tvilstilfeller om hvordan et dokument skal journalføres (eks. hvilken sak, unntatt offentlighet, riktig saksbehandler m.m.)
|
