Arkivrutine   

Journalføring av utgående dokumenter 

Formål 

Sikre at utgående dokumenter blir lagret i WebSak for bevaring for ettertiden og for publisering i offentlig journal (kommunens postliste på nett) 

Ansvarlig 

Dokumentsenter for Birkenes og Lillesand kommuner 

Tiltak 

Åpne kurven "Dok.type U til journalføring" i WebSak og foreta kvalitetssikring av opplysninger. 

Sjekkliste for journalføring av utgående dokumenter med status Ekspedert (E) fra saksbehandler: 

• Offentlighetsvurdering: sjekk at saksbehandler har valgt riktig skjermingskode: korrekt tilgangskode, avskjermingskode (1,2 eller 3), paragraf.  
• Opplysninger i mottakerfeltet. Dette søkes opp i Folkeregisteret/Enhetsregisteret (Br.reg). 
• Journalposttittel (korrektur) 
• Sjekk journaldato (dersom saksbehandler har ekspedert etter brevdato) 
• Endre fra status E til J (journalført) 
• Det utgående dokumentet publiseres på nett 2 dager etter journaldato 

Utgående dokumenter med status Ferdig (F) fra saksbehandler: 

• Dokumentsenteret må sjekke med saksbehandler om et dokument i status F er ekspedert før dokumentet kan journalføres. 

Hyppighet 

Fast daglig rutine 

Informasjon 

Saksbehandlere som glemmer å ekspedere dokumenter skal veiledes 

Kommentarer 

Egen rutine for saksbehandlere (utgående dokumenter)