MOTTAK AV DOKUMENTER

Ansvarlig

Kanaler inn til Birkenes kommune

Beskrivelse

Servicetorvet/
  Dokumentsenteret

Papirpost via Bring

Bring leverer post til servicetorvet på kommunehuset. Dokumentsenteret henter alle brev i servicetorvet for åpning og sortering.

Servicetorvet/
  Dokumentsenteret

Papirpost over disk

Birkenes:

Servicetorvet legger dokumenter mottatt over disk i hvit postkasse. Dokumentene legges i internkonvolutter dersom de ikke ligger i en konvolutt fra før. Postkassen tømmes av dokumentsenteret.

Lillesand:

Kommunetorget legger dokumenter mottatt over disk i egen postkasse. Dokumentene sendes med budtjenesten til Birkenes kommune.

Saksbehandlere

Papirpost direkte til saksbehandlere

Alle som mottar arkivverdig papirpost direkte har ansvar for at denne blir levert til dokumentsenteret umiddelbart for skanning og registrering i WebSak. Dokumentene skal leveres i dokumentsenterets posthylle på kommunehuset i Birkenes eller rådhuset i Lillesand. (Budtjenesten frakter videre fra Lillesand)

Dokumentsenteret

E-post til   postmottak@birkenes.kommune.no og postmottak@lillesand.kommune.no

E-postkontoene administreres og sjekkes flere ganger daglig av dokumentsenteret.

Saksbehandlere

E-post direkte til saksbehandlere

Alle som mottar arkivverdig e-post direkte har ansvar for å registrere denne i riktig sak i WebSak.

Dokumentsenteret

Skjemamottak og/eller SvarInn

(Elektroniske søknader sendt via kommunens hjemmeside)

ACOS Mottak for Birkenes kommune og ACOS Mottak for Lillesand kommune administreres og sjekkes av dokumentsenteret.

Dokumentsenteret

Altinn (dokumenter sendt via SvarUt)

Varsel om post i Altinn mottas på e-post til postmottak.

Dokumentsenteret

Internpost

Birkenes:

Dokumentsenteret henter internpost i posthylle på postrom og i hvit postkasse i servicetorvet.

Lillesand: Budtjenesten leverer interpost fra rådhuset i Lillesand kommune til dokumentsenteret på Birkeland