ÅPNING AV POST OG ARKIVBEGRENSNING

Ansvarlig

Type post

Beskrivelse

Dokumentsenteret

Ikke arkivverdig papirpost 

Ikke arkivverdig post (jf. arkivforskriften § 3-19) som aviser, tidsskrifter, brosjyrer, kursinvitasjoner, reklame o.l. skilles ut og kastes eller legges i ansattes posthyller.

Dokumentsenteret

Arkivverdig papirpost

Papirpost/brev som regnes som arkivverdig stemples med dagens dato og legges klare til skanning og   journalføring. 

Dokumentsenteret

Papirpost   som ikke skal åpnes, men videresendes

Papirpost som ikke skal åpnes av dokumentsenteret:                                             
(Konvolutten stemples med dagens dato)

• Personlig adressert post
  • Personlig adressert post, dvs. brev hvor personnavnet er nevnt før navnet til virksomheten, skal ikke åpnes, men videresendes med internbudet. Hvis det likevel skulle vise seg å være et saksdokument for kommunen, må mottaker ta ansvar for å sende dokumentet tilbake til dokumentsenteret for journalføring.
• Politiske partier og fagforeninger
• Post til politisk ledelse og politikere
  • Post til politikere videresendes til politisk sekretær. En fullstendig liste over politikere finnes på kommunens nettsider.

Dokumentsenteret/saksbehandler

Feiladressert post

Feiladressert post returneres eller sendes til rette vedkommende.

Dokumentsenteret

E-post - ikke arkivverdig

E-postkontoen postmottak@birkenes.kommune.no og postmottak@lillesand.kommune.no administreres av dokumentsenteret. 
Ikke arkivverdig e-post videresendes til informasjon. Reklame, spam o.l. slettes. 

Dokumentsenteret

E-post - arkivverdig

Inngående arkivverdig e-post til postmottak i begge kommuner journalføres fortløpende i WebSak Birkenes og WebSak Lillesand.

Dokumentsenteret/servicetorvet

Mistenkelige pakker/brev

Ved mottak av pakker/brev med mistanke om farlig innhold – kontakt politiet.