Arkivrutine  

Offentlig journal/postliste – kvalitetssikring, publisering og ev. avpublisering

Formål

• Sikre innsynsmuligheter i kommunens saksdokumenter i henhold til offentleglova
• Sikre at journalopplysningene er dekkende og uten skrivefeil
• Sikre at journalen ikke inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet.

Ansvarlig

Dokumentsenteret 

Tiltak

Før publisering av offentlig journal (kommunens postliste på nett) skal følgende kvalitetssikres:

• "Drum-rapport" kjøres daglig. Rapporten inneholder alle kommunens inngående og utgående dokumenter.
• Det skal alltid være to ansatte som går gjennom rapporten
• Ved konverteringsfeil må dokumentene konverteres på nytt, og drum-kjøring gjøres om igjen.
• Opplysninger som er unntatt offentlighet skal være korrekt skjermet både i tittel, beskrivelse og eventuelt avsender/mottaker-felt. Saksbehandler kontaktes om noe er uklart.
• Sjekk at dokumentene er lesbare      
• Alle feltene skal være på bokmål og sjekket for skrivefeil
• Eget punkt i rapporten over journalposter som har endret gradering

Etter kvalitetssikring oppdateres "Innsyn" og dokumentene publiseres i fulltekst på nett. Dokumentene publiseres 2 dager etter journaldato.

Hyppighet

Daglig

Informasjon

Saksbehandler kontaktes ved gjentatte feil for å sikre at det for ettertiden blir gjort korrekt.

Tiltak ved feilpublisering

Ved feilpublisering av opplysninger som er unntatt offentlighet:

Rett feilen i WebSak, kjør ny drum-rapport og oppdater innsyn så raskt det lar seg gjøre.

Dersom det dreier seg om feilpublisering av flere dokumenter som vil ta tid å rette opp i: kontakt ACOS for å stenge ned innsynsløsningen på nett.

    __________________________________________________

Meld avvik i etterkant dersom opplysninger som er unntatt offentlighet er blitt publisert.