|
Rutine for ekstern og intern post Innkommende (ekstern) post (Posten) - adressering
- Lillesand kommune har én postadresse som skal brukes av alle som sender brev til kommunen. Ansvarlige ledere melder fra til avsendere som ikke bruker korrekt adresse til kommunen.
- Felles postboks for Birkenes og Lillesand kommuner: pb 115, 4795 Birkeland (Dokumentsenteret er lokalisert på kommunehuset på Birkeland.)
- Henteavtale med Posten. Posten henter daglig fra postboks på Coop Extra Birkeland og leverer på kommunehuset.
Postadressen til kommunen:
Lillesand kommune
v/ enhet/ avdeling/ saksbehandler
Postboks 115
4795 Birkeland Innkommende digital post Kommunens offisielle epostadresse: postmottak@lillesand.kommune.no Sensitive personopplysninger og fødselsnummer skal ikke sendes på epost. Sikker digital post (sikker forsendelse av sensitivt innhold): eDialog - LILLESAND KOMMUNE Postrom på rådhuset
- Postrommet på rådhuset er låst med nøkkelkortlås, for å forhindre at uvedkommende kan komme inn på postrommet.
- Tilgang til postrommet fås via leder, som gir beskjed til teknisk drift om tilgang på låsen.
- Posthyller hvor det kan ligge brev med sensitivt innhold er låsbare.
- Saksbehandlere/avdelinger/enheter med posthyller er selv ansvarlig for å sjekke posthyllene for post.
Innkommende post (internpost fra rådhuset til Dokumentsenteret)
- Posthylle på postrom (rådhus) er merket “Dokumentsenteret - internpost til Birkeland”. Postkasse utenfor rådhuset og postkasse i kommunetorget tømmes daglig av kommunetorget i Lillesand, post stemples med dagens dato. All post blir lagt i den nye hyllen på postrommet på rådhuset.
- Budtjenesten har adgangskort til postrommet på rådhuset og henter internpost som kjøres til Dokumentsenteret på Birkeland. Utføres 2 ganger pr. uke (mandag og torsdag)
- Budtjenesten har adgangskort og leverer direkte til Dokumentsenterets kontor på Birkeland
Postoppbevaring De ytre tjenestene er ansvarlige for å etablere egne rutiner for:
- sikker oppbevaring av inngående og utgående post på eget tjenestested
- sikker transport fra eget tjenestested av post til frankering og internpost til rådhuset, og internpost fra rådhuset til eget tjenestested.
Hvis saksbehandler mottar arkivverdige dokumenter på papir direkte til seg som ikke skal journalføres i fagsystemer, oversendes dokumentene Dokumentsenteret for journalføring i WebSak. Sortering av post på Dokumentsenteret Post sorteres pr. kommune i henhold til egen rutine for åpning av post og arkivbegrensning Videresending av post fra Dokumentsenteret til rådhuset Dokumentsenteret sorterer post i mapper (fargekoder) – ikke-arkivverdig post (Arkivverdig post journalføres i WebSak eller i fagsystemene.)
- Struktur1
- Kommunalområde Oppvekst
- Kommunalområde Velferd
- Kommunalområde Samfunn
- Kommunalområde Organisasjon
- Kommunalområde Økonomi
- Kommunedirektør
- Ordfører
Budtjenesten frakter mappene i plastboks som de setter inn på postrommet på rådhuset i Lillesand kommune. Kommunalområdene har selv ansvar for viderefordeling av posten i disse mappene. Tomme mapper legges i posthylla til dokumentsenteret på rådhuset, budtjenesten tar med disse tilbake til Birkeland. Rute budtjenesten: Avigo Lillesand – Lillesand rådhus (postrom) - Birkeland (dokumentsenteret) - Struktur1 - Lillesand rådhus (postrom) – Avigo Lillesand Utgående papirpost - frankering Dette skjer på rådhuset i Lillesand |
