Lillesand kommune innførte sentral arkivtjeneste 1.4.2007. Den sentrale arkivtjenesten journalfører for alle enheter i kommunen.

Enhetene journalfører og arkiverer selv i fagsystemene. Interkommunale selskaper har arkivansvaret selv.

Arkivansvaret for kontrollutvalget ligger hos sekretariatet hos Fylkesrevisjonen.

Definisjoner:

En arkivskaper er definert som en administrativ enhet som har eget arkiv og tar i mot og sender ut post på vegne av kommunen. Arkivet omfatter de dokumentene som er produsert eller tatt imot av arkivskaperen som ledd i den virksomheten arkivskaperen driver.

En journalenhet (journalførende enhet) er i NOARK - 4 definert som en organisatorisk enhet som står for journalføring og annen virksomhet knyttet til arkivsystemet og arkivfunksjonen til et organ med edb-basert sak/arkivsystemer. Vanligvis vil en journalførende enhet være identisk med arkivskaper.

I denne arkivplanen vil begrepet arkivskaper bli brukt for alle enheter som har egne arkiv. Begrepet journalførende enhet er brukt for arkivskapere som nytter edb-baserte sak- /arkiv- eller fagsystemer