Arkivplan.no

Arkivserier

De kommunale arkivene delt inn i arkivserier. En arkivserie er en del av et arkiv som er ordnet etter ett og samme prinsipp, for eksempel emneordnet etter arkivnøkkel, kronologisk etter dato, alfabetisk eller stigende etter gårds- og bruksnummer. En arkivserie kan også ha et særskilt innhold, eller et spesielt format, som gjør det nødvendig å skille den fra annet arkivmateriale. Eksempler på vanlige arkivserier er møtebøker, kopibøker, postjournaler, saksarkiv og ulike typer spesialarkiv.

De fleste kommunale arkivserier produseres i, eller har sterke knytninger til ett eller flere elektroniske systemer. For eksempel vil både kopibøker, postjournaler og mange møtebøker være produsert i organets sak-/arkivsystem. I dette systemet kalles en arkivserie for arkivdel.

I tillegg benytter kommunene vanligvis en rekke fagsystemer (elektronisk støttesystem som er spesialisert for saksbehandlingen innenfor et bestemt fagområde). Også fagsystemene inneholder ofte arkivverdig dokumentasjon og/eller nødvendige knytninger til papirbasert arkiv. For arkiver og dokumenter produsert i systemer som ikke er godkjente, skal det jevnlig tas ut utskrifter på papir for arkivering.

Laster...