Arkivforskriften § 2-2 Eit offentlig organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan.

En ajourtført arkivplan innebærer at Randaberg kommune må dokumentere alle endringer som har innvirkning på arkivet i arkivplanen. Dersom dette ikke blir gjort mister arkivplanen sin funksjonalitet, og blir mer eller mindre ubrukelig.

Arkivleder skal ha melding om endringer i Randaberg kommune som kan eller har innvirkning på arkivet i god tid før endringene blir iverksett.

Arkivplanen skal gi informasjon arkivmaterialet og arkivfunksjonenene, den skal i tilegg benyttes som planleggings- og styringsredskap for kommunens arkivarbeid både på strategisk og taktisk nivå. Det er derfor av kritisk betydning at arkivplanen oppdatteres jevnlig.

Oppdatering av arkivplanen skal alltid skje når:

• Endringer i post- og arkivrutiner
• Opprettelse av nytt arkiv/arkivdel
• Ny arkivnøkkel
• Innføring av nytt elektronisk system for lagring av informasjon
• Opprettelse/nedleggelse av virksomheter
• Opprettelse/avvikling av styre eller utvalg
• Vesentlige endringer i delegasjonsreglement
• kommunale oppgaver som outsources til privat virksomhet