InnledningDe fleste resultatenheter og avdelinger i Randaberg kommune skal avlevere sine eldre og avsluttede arkiver til Dokumentsenteret for oppbevaring. Materialet blir som hovedregel stående en periode i bortsettingsarkivet på Rådhuset før det overføres til Interkommunalt arkiv i Rogaland (IKA) når det er ca. 25-30 år gammelt.
Fremgangsmåte for avleveringTrinn 1 – Grovsortering av materialet
- Få en fullstendig oversikt over alt arkivmateriale på enheten – også det som måtte befinne seg på loft, i kjeller eller andre steder.
- Ved grovsorteringen skal aldri arkivmateriale fra forskjellige resultatenheter blandes sammen, men avleveres hver for seg.
- Dersom enheten har vært gjennom en omorganisering må Dokumentsenteret informeres om dette når det tas kontakt, jf. punkt 3.
- Ta bort det som ikke er arkivverdig. Det vil si:
| Dokumenttype
|
Merknad
|
| Regnskapsbilag
|
Kan som hovedregel kasseres 5 år etter regnskapsårets slutt. Kopier av regnskapsbilag kan kasseres når det ikke lenger er et administrativt behov for dem.
|
| Egenmeldinger/sykemeldinger/permisjonssøknader/sluttmeldinger m.m.
|
Originaler skal være sendt til lønn/personal. Permisjonssøknader med varighet lenger enn 10 dager videresendes fra lønn til Dokumentsenteret, hvor de legges inn i personalmappen.
|
| Rundskriv, trykksaker, o.l
|
Utgitt av andre og som ikke har vært del av saksbehandlingen
|
| Kopier, kladder o.l.
|
Fjern dubletter og kladder som ikke er det endelige dokumentet.
|
Trinn 2 – Ordning av materialet
- Mappene skal legges i korrekt rekkefølge.
- Dette betyr at mappene i saksarkivet skal stilles opp etter k-kode mens for eksempel elevmapper, barnemapper og journaler ordnes etter stigende fødselsnummer, journalnummer eller alfabetisk.
- Dersom materialet er spesielt skittent eller støvete skal det rengjøres.
- Slitte og ødelagte mapper/omslag skiftes ut og «tykke» saksmapper deles opp. Dersom mappe/omslag er påført notater, tas det en kopi av mappen/omslaget som legges oppi ny mappe. Alternativt kan den gamle mappen/omslaget legges oppi ny mappe. Dokumentoversikt bør legges ved.
- Binders, plastomslag, strikk og lignende fjernes.
- Dette opptar plass, men bidrar også til å forringe papirkvaliteten. Stifter kan brukes, men må fjernes om de har begynt å ruste.
- Arkivmaterialet skal være pakket i bokser som bestilles via Dokumentsenteret.
- Plassen i boksene må utnyttes godt. Samtidig skal det være mulig å bla gjennom mappene i boksen. Boksene skal ikke bule.
Trinn 3 – Merking av materialet
- De enkelte arkivstykkene skal ha påskrift med opplysninger om:
- Navnet på arkivskaper (for eksempel «Solbakken barnehage»)
- Nummer på arkivstykket (for eksempel «Boks 3»)
- Innhold (k-kode eller tekst, som for eksempel «Barnemapper», «Elevmapper», «Fraværsprotokoller» m.m.).
- Tidsrom materialet omfatter (for eksempel «1/1-1992 – 31/12-1993»)
- Merkingen skal være påført med blyant.
- Tenk over hvordan boksene merkes.
- Sensitive opplysninger som for eksempel avslører et klientforhold skal ikke stå på arkivbokser. Det skal med andre ord ikke være personnavn eller personnummer utenpå arkivboksene. En navneliste eller annen form for oversikt skal legges inni boksen.
Trinn 4 – Avleveringsliste
- Fyll ut en avleveringsliste.
- Avleveringslisten skal inneholde de samme opplysningene som er påført de enkelte arkivstykkene, i tillegg til avleverende instans, ansvarlig for avleveringen og dato.
| Avleverende instans:
|
|
|
|
Dato:
|
|
| Ansvarlig for avleveringen:
|
|
|
|
|
|
| Mottatt av:
|
|
|
|
Antall sider:
|
|
| Stykkenr.:
|
Innhold:
|
Ordningsprinsipp:
|
Kode (fra/til):
|
Periode (fra/til):
|
Merknad:
|
Trinn 5 – Avleveringen
- Når materialet er ordnet i henhold til denne veiledningen, avtales tidspunkt for avlevering med Dokumentsenteret.
Behov for hjelp? Dokumentsenteret kan kontaktes når som helst gjennom arbeidet med å klargjøre arkivmateriale for avlevering.
|
